Выдача трудовой книжку работнику, если он не увольняется
Если работник не увольняется, то трудовую книжку ему надо выдать только в одном случае - когда она нужна работнику для целей обязательного социального страхования (обеспечения). Например, чтобы работник мог представить трудовую книжку в ПФР для назначения ему пенсии или ее перерасчета (ст. 62 ТК РФ, п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства от 02.10.2014 N 1015).
Выдать трудовую книжку работнику надо не позднее трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления о выдаче трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). На этом же заявлении работник должен расписаться в получении трудовой книжки. Для этого он должен собственноручно написать на заявлении слова "Трудовую книжку получил", дату получения трудовой книжки, свои Ф.И.О. и расписаться.
Такая расписка подтвердит правомерность отсутствия у вас трудовой книжки работника при проведении проверки трудинспекцией.
Работник, получивший трудовую книжку для целей обязательного социального страхования, должен вернуть ее работодателю не позднее трех рабочих дней со дня, когда ему ее вернет орган обязательного социального страхования (ст. 62 ТК РФ).
Во всех остальных случаях работнику, который не увольняется, трудовую книжку выдать на руки нельзя (п. 35 Правил ведения трудовых книжек). Если работник потеряет или испортит трудовую книжку, вам придется оформлять ее дубликат. Кроме того, за нарушение правил хранения трудовых книжек могут быть наложены два административных штрафа (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на организацию - от 30 000 до 50 000 руб.;
- на ее должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, - от 1000 до 5000 руб.
Вместо оригинала трудовой книжки работнику можно выдать ее заверенную копию (п. 7 Правил ведения трудовых книжек). Для этого на копиях всех заполненных страниц трудовой книжки надо проставить заверительную надпись и поставить печать организации (если вы ее используете). Нотариальное заверение копии трудовой книжки не требуется.